Cumplimiento
Cumplimiento de nómina en Nueva York en 2026: lo que deben saber los empleadores
Retenciones, licencias pagadas, transparencia salarial y las declaraciones que más complican a los empleadores de Nueva York.
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Gestionar la nómina en Nueva York implica cumplir las normas federales, las del Estado de Nueva York y, para muchos empleadores, también las de la Ciudad de Nueva York. Los errores son frecuentes y las sanciones se acumulan rápido. Estas son las áreas que revisamos con cada nuevo cliente.
Retenciones: estado y ciudad
Se debe retener el impuesto sobre la renta del Estado de Nueva York a los empleados que trabajan en el estado. Los empleados que viven en la Ciudad de Nueva York también deben el impuesto de residentes de NYC, que debe retenerse sin importar dónde esté el empleador. Yonkers tiene su propio recargo para residentes y no residentes.
Los empleados remotos añaden complejidad. La regla de "conveniencia del empleador" de Nueva York puede exigir retención a no residentes que trabajan en remoto por elección y no por necesidad.
Obligaciones de licencias pagadas
Los empleadores de Nueva York deben ofrecer varios tipos de licencia pagada:
- Licencia por enfermedad de Nueva York: hasta 56 horas al año según el tamaño del empleador
- Earned Safe and Sick Time de NYC: requisitos similares con reglas de documentación adicionales
- Licencia familiar pagada: financiada con deducciones de nómina del empleado y gestionada junto con el seguro de discapacidad
- Licencia prenatal pagada: 20 horas al año, vigente desde 2025
Las políticas deben estar por escrito y los saldos acumulados deben aparecer en los recibos de pago.
Transparencia salarial
Los empleadores con cuatro o más empleados deben incluir un rango salarial de buena fe en las ofertas de empleo para puestos que se desempeñen en Nueva York. Esto aplica también a promociones y traslados, no solo a ofertas externas.
Declaraciones trimestrales y anuales
| Declaración | Frecuencia | Propósito |
|---|---|---|
| Formulario 941 | Trimestral | Retención federal, Seguro Social y Medicare |
| NYS-45 | Trimestral | Retención estatal y seguro de desempleo |
| Formulario 940 | Anual | Impuesto federal de desempleo |
| W-2 y 1099-NEC | Anual, antes del 31 de enero | Reporte de empleados y contratistas |
¿Contratista o empleado?
La clasificación errónea es uno de los errores de nómina más caros. Nueva York aplica pruebas estrictas, y los sectores de construcción y transporte comercial de mercancías tienen presunciones adicionales de relación laboral. Ante la duda, revisa la relación antes del primer pago.
Una autoevaluación rápida: si tú fijas el horario, proporcionas el equipo y el trabajo es central para tu negocio, probablemente sea un empleado.
Cómo crear un proceso de nómina conforme
- Regístrate en las cuentas estatales de retención y desempleo antes de la primera nómina
- Recopila el Formulario W-4 y el Formulario IT-2104 de cada empleado
- Usa un proveedor de nómina que gestione automáticamente los impuestos estatales y locales
- Concilia la nómina con el libro mayor cada mes
- Revisa las clasificaciones y las políticas de licencias al menos una vez al año
¿Necesitas ayuda? Nuestro equipo de nómina gestiona la nómina de más de 180 empleadores en 30 estados.
