Nexo del impuesto sobre ventas para SaaS y e-commerce: guía práctica

Antes de 2018, por lo general solo debías impuesto sobre ventas donde tenías presencia física. La sentencia de la Corte Suprema en South Dakota v. Wayfair lo cambió. Hoy casi todos los estados con impuesto sobre ventas tienen una regla de nexo económico, y los negocios online en crecimiento pueden deber impuestos en decenas de estados sin saberlo.

Qué crea nexo hoy

El nexo es la conexión que permite a un estado exigirte que cobres su impuesto sobre ventas. Hay dos tipos principales:

• Nexo físico: una oficina, un empleado, inventario en un almacén (incluido Amazon FBA) o actividad de venta presencial regular.
• Nexo económico: superar el umbral de ventas de un estado, normalmente $100,000 en ventas anuales en ese estado. Algunos estados también cuentan el número de transacciones.

El umbral de Nueva York es más alto que el de la mayoría: más de $500,000 en ventas y más de 100 transacciones en los cuatro trimestres anteriores.

¿Tu producto está gravado?

El nexo es solo la mitad de la pregunta. La otra mitad es si lo que vendes está gravado en ese estado.

• Los bienes físicos están gravados casi en todas partes, con exenciones para alimentos, ropa y artículos médicos en algunos estados.
• El SaaS es la categoría más inconsistente. Nueva York, Texas, Washington, Pensilvania y Ohio gravan muchos productos SaaS. California, Florida y Virginia generalmente no.
• Los productos digitales, como descargas y cursos online, siguen otro conjunto de reglas.

Una matriz de tributación, con una fila por producto y una columna por estado, es la base de cualquier configuración conforme.

El costo real de equivocarse

Cuando no cobras el impuesto sobre ventas, la obligación no desaparece. Pasa a ser tuya y la pagas de tu margen, más intereses y sanciones. El impuesto no cobrado también aparece en la due diligence, donde compradores e inversores suelen exigir un depósito en garantía o una rebaja del precio.

Según nuestra experiencia, la marca de e-commerce promedio que llega a nosotros tiene nexo en ocho a doce estados, pero está registrada en dos.

Cómo regularizar la exposición pasada

Si descubres un nexo que no has atendido, tienes opciones:

1. Acuerdos de divulgación voluntaria (VDA). La mayoría de los estados limitan la revisión a tres o cuatro años y condonan sanciones si te presentas antes de que te contacten.
2. Registro prospectivo. En estados de baja exposición, registrarte y cobrar en adelante puede ser suficiente.
3. Recuperación con clientes. En ventas B2B, puedes recopilar certificados de exención o facturar a los clientes el impuesto pasado.

Crea un proceso, no un proyecto

Una vez registrado, el cumplimiento es continuo. Una configuración fiable incluye:

• Un motor fiscal como Avalara o TaxJar conectado a Shopify, Stripe o tu sistema de facturación
• Seguimiento mensual de umbrales en los estados donde aún no estás registrado
• Gestión de certificados de exención para clientes mayoristas y B2B
• Declaraciones presentadas cada periodo y conciliadas con el libro mayor

Por dónde empezar

Extrae de 12 a 24 meses de ventas por estado de destino y producto, y compáralas con los umbrales de cada estado. Si suena tedioso, nuestro equipo de impuesto sobre ventas entrega un estudio de nexo completo en unas dos semanas.